Vol.1 紙の注文表はもう卒業！ お弁当注文をスマホで便利に
こんにちは～(^^♪
今回から、事務所で取り組んでいる業務改善の中から、
デジタル化によって時間や経費の削減につながった事例をご紹介していこうと思います！
■ 行政の手続きもオンライン化！
以前、2～3年ほど前に、e-Tax・eLTAX、登記・供託オンラインシステムについてお話ししたことがあります。
現在では、社会保険・雇用保険の手続きも含め、行政関係の手続きはオンラインへの切り替えが完了しました。
デジタルが苦手な私にとって、最初は「ハードルが高いなぁ……」と思っていました。
でも、実際にやってみると……
むっちゃ楽～！(^^♪
書類を書く手間が省けるし、データで保存できるので管理もしやすい！
やってみると、便利さを実感できるものですね。
■ 今回は、AIを使ってアプリを作ってみました！
そして今回、なんと AIを使ってアプリを作ってみました！!(^^)!
無料版のAIを使っての挑戦です。
何を作ろうかと考えたとき、思い浮かんだのが、以前から社長に「紙をやめたら？」と言われていた社員のお弁当注文表でした。
実は以前、工場見学をさせていただいた会社で、お弁当の注文をアプリで取りまとめていると聞いたことがありました。
「あ、これだ！」
ということで、私も挑戦してみることにしました。
■ AIにお願いすれば簡単……と思ったら!?
マクロができなくても、AIを使えば簡単にできるかな？
そんなふうに考えていたのですが……
いやいや、思っていたより時間がかかりました！(^^ゞ
AIに、何をどうしてほしいのか、どんな機能が必要なのかを伝えなければなりません。
「ここはこうしたい」
「この機能も追加したい」
「やっぱり、ここを修正してほしい！」
何度も何度もやり取りを繰り返し、10回以上は修正したと思います。
そして、ようやくアプリが完成しました！
■ どんなアプリができたの？
今回作ったのは、社員のお弁当注文を取りまとめるアプリです。
主な機能はこちら！
① 各自が名前とメニューを選んで、注文ボタンを押す
② 注文内容が集計され、翌週の注文書に反映される
③ 金曜日の午前中に、PC-FAXでお弁当を注文する
④ 各自の給与控除額と、支払い金額の集計ができる
今まで紙の注文表を使っていた作業が、スマホで注文するだけで集計までできるようになりました。
注文をする際、注文数を数えたり、印刷してFAXしなくてもPC内で注文FAXまでできる。
給与計算時、金額を計算する手間を減らせるのが大きなポイントです！
■ 2か月間、実際に運用してみました！
アプリが完成したので、さっそく2か月間運用してみました。
すると、使ってみて分かったことがありました。
なかなか皆さんが前日までに注文を入れてくれず、声を掛けることはありますが、
それでも自分で注文数を数えなくていいのは助かります。
金額もあらかじめ設定してあるので、給与計算のときに金額を計算し直す必要もありません。
「これは便利になったな～！」と思っていたのですが……
ここで、ひとつ問題が発生！
皆さん、自分の名前の入力がバラバラだったんです！(_)
注文する際、フルネームで入力する時もあれば、苗字だけの時もある……。
これでは、同じ人なのに別々に集計されてしまい、給与計算のときに再度計算し直すことになってしまいます。
せっかく便利にしたのに、これではもったいない！
■ 使って分かった問題点。さらに改良しました！
そこで、もう一度AIにお願いしてアプリを改良することにしました。
今回、変更したのは次の2点です。
- 名前はプルダウンから選択！
- メニューの追加や金額変更も、自分で設定できるように！
これで、名前の入力間違いや表記のバラつきを防ぎやすくなりました。
実際に使ってみて、問題点を見つけ、修正する。
作って終わりではなく、運用しながら改良していくことが大切なんですね(^^♪
■ どれくらいの効果があったの？
今回の取り組みで、削減できたものをまとめてみました！
| 項目 | 削減効果 |
|---|---|
| コピー用紙 | 月5枚、年間60枚 |
| 電話での注文 | 週4回、年間48回 |
| 給与計算の作業時間 | 月約10分、年間約120分 |
※年間の削減量は、今回の運用条件をもとに算出しています。
紙の注文表が不要になり、電話での注文や専用の注文書への記入も不要になりました。
給与計算の時間も、年間で約2時間の削減につながる見込みです。
一つひとつは小さな改善かもしれませんが、毎月、毎年と積み重ねていけば、大きな違いになっていきます。
■ やってみて分かったこと
今回、AIを使ってアプリを作ってみて感じたのは、最初から完璧なものを作る必要はないということです。
実際に使ってみると、思っていなかった問題点が見つかることもあります。
でも、そこで終わりにせず、繰り返し運用しながら修正していくことで、より良いもの、より使いやすいものになっていくのだと思います。
「こんなこと、デジタル化できないかな？」
そんな小さな気づきが、業務改善の第一歩になるかもしれません。
今回の取り組みをきっかけに、ほかの業務でもデジタル化できるものがないか探して、また何か作ってみたいと思います！
これからも、時間と経費の削減につながる業務改善に挑戦していきますので、ぜひ楽しみにしていてくださいね(^^♪
今日も最後までお読みいただきありがとうございました！
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