0766-64-3710皆さんこんにちは。農オタスタッフです。
議事録担当になったらぜひ使っていただきたい！
今回は議事録作成や資料の要約にぴったりのＡＩのご紹介です！
・会議の度に時間をかけて資料のまとめや議事録作成をしている
・まだＡＩで議事録を作ったことがない
・そもそもどうやって作るのかわからない
・社内情報をＡＩにまとめさせるなんてセキュリティ的に大丈夫なの？
こんな方に向けて当社の記録の作成方法を紹介したいと思います。
使うAIは「NotebookLM」です。
こちらはGoogleが開発したＡＩ搭載ノートアプリというイメージです。
利用者がアップロードしたデータをプロンプト通りに
ＡＩがまとめてくれるサービスです。
↓ホーム画面はこちら
これまでご紹介していたChatGPTとの大きな違いは
①アップロードした資料のみを参照する
②ＡＩモデルの学習データに流用しない ことを明記している。
この２点です。
アップロードしたデータのみを参照とするので
議題にしていない内容を勝手に生成しない、
他のＡＩ学習に使わないと明記しているのでセキュリティ的に安心という点で、
議事録作成に最適なＡＩだと思っています。
使い方も簡単！
①会議や勉強会はすべてレコーダーで音声データをとる
※Zoomを使って録画すれば音声ファイルも同時にできます！
②使用した資料（PDFやエクセル、ワード等）と音声データを
NotebookLMにアップロードする
③参照したい資料・データのみを選択した状態で議事録作成を指示
もう本当にこれだけ（笑）
後は待っていればチャチャっとまとめてくれます。
担当者ごとにタスクをまとめて～！
期限順にタスクをまとめて～！
プロジェクトごとに進捗をまとめて～！
などアップロードしたデータを読み込んで
指示通りのアウトプットをしてくれます。
こちらは工具のカタログをアップロードして内容をまとめてみた様子。
左のBoxがアップロードした資料、
真ん中がプロンプトを書く部分、
右がAIが作った資料をためておく部分です。
例えば約80分間の勉強会のまとめ、
人が資料を見直しながら手作業でまとめたら何分かかるでしょう？？
この方法なら10分で参加者への共有まで完了！
ね？便利でしょう？？
ただし！注意も必要！
音声データの中に「これ」、「それ」、「あれ」が多いとＡＩがなんの話をしているのか混乱！
特に会議や勉強会で資料を見ながら「この部分は～」と解説している部分は
ＡＩがどの資料の何ページ目のどの部分の話をしているのか
分からなくなる可能性があります。
前後の流れを読んでまとめてくれてはいますが、
これ、それ、あれが多くなればなるほど正確性は低くなる可能性が大きいです。
議事録作成を楽にスピーディにしたければ
会議や勉強会での話し方もＡＩにわかりやすくした方がよさそうです。
こんなことを書くと、ＡＩのために人間の行動を変えることに、
ＡＩに人間の行動が支配されていくディストピアな世界を想像する人も
いるのではないでしょうか？
かくゆう私もその一人だったのですが、当社社長から
「AIに伝わりやすい伝え方は人にも伝わりやすい伝え方、
これは伝え方をよくするチャンスでもある！」
と言われ納得！！
AIで作った議事録を確認しながら自分の伝え方を見直していこうと思います！
今回ご紹介したNotebookLMはその他にも
音声記録を文字おこししてくれる
引用元が確認できるようにしてくれる
機能もあります。
なので議事録を読んでいて
「こんなこと話したっけ？？」と思うことがあっても
「あー！確かにこの時そんな話したわ！（話してるわ！）」と
確認することができます。
忘れん坊の農オタにはありがたく、
同時に逃げ場を失くして自分を追い込む機能でもあります（笑）！
当社もまだ使い始めたばかりのNotebookLM、
ぜひ皆さんも使ってみてください！
今日も最後までお読みいただきありがとうございました。
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