皆さんこんにちは!

雑草を伸ばしすぎた農オタスタッフです(涙)

春になりたくさんの草が芽を出し始めました。

まだまだ大丈夫と思いきや…

(周りの方?地域の方?に)除草剤をまかれてしまいました…(涙)

さすがに畑の中には撒かれませんが、周囲ぐるりと草の色が違っています(涙)

土の中はつながっているのに…(涙)

今後は散布されないように草刈りをひたすら頑張ります!

 

 

さて、Boxの話の続きです。

前回はファイルの受け渡しについて書きました。

Boxのアカウントがあるなしに関わらず、

こちらで指定した場所のファイルの閲覧、ダウンロード、

ファイルの保存ができるというお話でした。

 

まだご覧になっていない方はこちらからどうぞ

ファイルの受け渡し、まだメールをお使いですか?中小企業のDX道18

https://www.fujita-k.co.jp/staff_blog/20220510/

 

今回は自動化の話です。

 

Boxには、Box Relay(ボックスリレイ)という

ワークフロー自動化機能が付いています。

Box Relay紹介サイト:https://www.box.com/ja-jp/collaboration/relay-workflow

 

ワークフローの自動化ツールは、単純なタスクから複雑なプロセスまで、

反復作業を効率化します。ワークフローに関するトリガーや結果を用いて、

コンテンツレビューの合理化、従業員のオンボーディング手順の標準化、

契約承認プロセスの迅速化を実現します。(Box Relay紹介サイトより抜粋)

↑こちらが紹介サイトに書かれている内容です。

ワークフローの自動化って具体的にどんなことができるかが

書いてあるのですが、皆さんは意味がわかりますか??

 

私は…分かりません!!

読んで分からないなら使って慣れろ!

ということで、まずは使ってみました!

 

前回のお話しで、取引先担当者、社内担当者とフォルダを共有し

ファイルを保存できるようにしました。

 

ファイルを保存したら「保存しました。ご確認ください」という

通知を送ると思うのですが、今回はこちらを自動化してみました。

 

今回の設定で、フローはこのように変わります。

「自動化の設定」と聞くと何だか難しそうな印象がありますが、

使ってみるととっても簡単でした!

 

↓まず自動化スタートのきっかけ(トリガー)を指定

今回は「指定したフォルダ(画面一番下で設定)にファイルが新規にアップロード」を選択しました。

 

↓次にどんなアクション(動き)をするかを設定。

今回はメールで3名のスタッフに通知するように設定しました。

件名、本文も自由に設定できます!

これで設定完了です!

これでファイルを保存すると設定した3名に通知が行くようになりました!

 

↓ちなみに実際にファイルが保存されたときに届いたメールがこちら

 

ただしかし!!

通知先に設定できるのはBoxのアカウントを持っているスタッフだけでした…(涙)

よって私がアカウントのない方へファイルをお送りしたいときは

ファイルを保存後メールが必要ということになります…

んーーーー残念!!

 

本当に他に方法はないのか?

今後の課題として解決方法を探していくことにします!

 

今日はここまで!

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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